Aftrek van BTW: dit moet je weten

Aftrek van BTW: dit moet je weten

Verricht je met je onderneming BTW-belaste activiteiten? Dan kun je de BTW op gemaakte kosten vaak terugvragen. In bepaalde situaties wordt het recht op aftrek van BTW echter beperkt of zelfs helemaal uitgesloten. Wist je bijvoorbeeld dat de BTW op een zakelijk etentje in een restaurant niet aftrekbaar is? En hoe zit het met BTW op declaraties van personeel? Wanneer pas je de pro rata methode toe?

Heeft je onderneming zowel BTW-belaste activiteiten als activiteiten die vrijgesteld zijn van BTW? Dan moet je per kostenpost beoordelen of die kosten worden gemaakt voor de belaste activiteiten (de BTW is in dat geval wel aftrekbaar) of voor de vrijgestelde activiteiten (de BTW is in dat geval niet aftrekbaar). De BTW op kosten die zowel voor de belaste als voor de vrijgestelde activiteiten worden gemaakt (algemene kosten), is gedeeltelijk aftrekbaar op basis van de pro rata methode. Voorbeelden van algemene kosten voor het opstellen van de jaarrekening of de BTW-aangifte. 

De pro rata methode werkt als volgt; de BTW op algemene kosten is aftrekbaar, in de verhouding van de belaste omzet ten opzichte van de totale omzet in een jaar. 

• Horecabestedingen; De BTW op eten en drinken dat in een horecagelegenheid wordt genuttigd door je personeel, een zakenrelatie of door jou als ondernemer is niet aftrekbaar. Ook niet als er sprake is van een zakelijk etentje. 

• Giften, personeelsvoorzieningen en relatiegeschenken; Op kosten van bijvoorbeeld kerstpakketten, personeelsuitjes en relatiegeschenken is het 'Besluit uitsluiting aftrek omzetbelasting (BUA) van toepassing. 

Op basis van het BUA is de BTW op uitgaven voor giften, personeelsvoorzieningen (waaronder begrepen eten en drinken in bijvoorbeeld de bedrijfskantine) en relatiegeschenken in principe niet aftrekbaar. Alleen als het totaalbedrag aan BUA-verstrekkingen per werknemer of relatie minder bedraagt dan 227 euro (exclusief BTW), is de BTW op de gemaakte kosten wel aftrekbaar. 

Let op! De BTW op horeca-uitgaven is niet aftrekbaar en wordt daarom ook niet meegenomen in de BUA-berekening. 

• Declaraties van personeel; Soms komt het voor dat een werknemer zakelijke kosten voorschiet en deze op een later moment declareert bij jou als werkgever. Kun je in dat geval de BTW in aftrek brengen? Dit kan alleen als je kunt onderbouwen dat je onderneming de afnemer is van de ingekochte goederen of diensten, bijvoorbeeld doordat een factuur is uitgereikt op naam van de onderneming. Kun je dit niet niet of onvoldoende onderbouwen, dan heb je geen recht op aftrek van de BTW. 

• Steekproeven door de Belastingdienst; Bij controles maakt de Belastingdienst vaak gebruik van steekproeven. Als bij een steekproef een (kleine) fout geconstateerd wordt dan kan dit ertoe leiden dat de Belastingdienst niet alleen de betreffende fout corrigeert, maar tot hogere correcties overgaat, omdat zij ervan uitgaat dat dergelijke fouten vaker zijn voorgekomen.